A szabályozás szerint a vállalkozások közötti szerződés esetén ha a kötelezett fizetési késedelembe esik, köteles a jogosultnak a követelése behajtásával kapcsolatos költségei fedezésére negyven eurónak a Magyar Nemzeti Bank késedelmi kamatfizetési kötelezettség kezdőnapján érvényes hivatalos deviza-középárfolyama alapján meghatározott forintösszeget megfizetni. E kötelezettség teljesítése nem mentesít a késedelem egyéb jogkövetkezményei alól; a kártérítésbe azonban a behajtási költségátalány összege beszámít. A behajtási költségátalányt kizáró, vagy azt negyven eurónál alacsonyabb összegben meghatározó szerződési kikötés semmis.

A behajtási költségátalány jellemzője, hogy

•annak összege a késedelembe esés napjától esedékesen külön erre vonatkozó fizetési felszólítás hiányában is megilleti a hitelezőt;

•annak összege független attól, hogy a kötelezettnek milyen mértékű pénztartozás késedelmes megfizetése után kell azt megfizetnie és attól is, hogy a késedelembe esés mikor történt, illetve mekkora időtartamot jelent (egy, harminc vagy ötven napot, stb.);

•késedelmenként, és nem számlánként – bár optimális esetben e kettő egybeesik – követelhető az adóstól; ha pedig egy szerződésben a felek részletfizetésben állapodtak meg, akkor a költségátalány annyi részlet után érvényesíthető, amennyi részlet megfizetésével az adós késedelembe esett;

•abban az esetben is követelhető, ha a jogosultnak tételesen kimutatható behajtási költsége nem keletkezett;

•attól is függetlenül érvényesíthető, hogy a kötelezett felróhatóan esett-e késedelembe, illetve a késedelmét kimentette-e, vagy sem;

•a szerződésben – a késedelmes fizetést megelőzően – elengedni, kizárni nem lehet;

•40 eurónál magasabb összegben is érvényesen meghatározható;

•a késedelmi kamat összegén felül érvényesíthető.

a)     a behajtási költségátalány a kötelezetti oldalon

A kötelezett a fizetett, illetve a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált, elszámolt, fizetendő, a mérlegfordulónap előtti időszakhoz kapcsolódó behajtási költségátalányt a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 81. § (2) bekezdés b) pontja alapján egyéb ráfordításként számolja el.

Számviteli szempontból tehát a behajtási költségátalány tartozásnak minősül, azt kötelezettségként szükséges a kötelezett könyveiben rögzíteni. Erre nem csak abban az esetben van szükség, ha a jogosult azt – önként történő teljesítés hiányában – ténylegesen követelte az adóstól, tekintettel arra, hogy a fizetési kötelezettség a jogszabály alapján a késedelembeesés tényével beáll.

b)     a behajtási költségátalány a jogosulti oldalon

A jogosult (hitelező) oldalán a behajtási költségátalány számviteli elszámolása a következő. A jogosult a tárgyévhez vagy a tárgyévet megelőző üzleti év(ek)hez kapcsolódó és a mérlegkészítés időpontjáig pénzügyileg rendezett behajtási költségátalány összegét – az Szt. 77. § (2) bekezdés b) pontja alapján – az egyéb bevételek között számolja el. Ebből következően – az óvatosság elvét szem előtt tartva – a jogosult csak akkor köteles a behajtási költségátalány összegét a könyveiben feltüntetni, ha az hozzá ténylegesen befolyt. A társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tao. tv.) szerinti adóalapot pedig csak a ténylegesen befolyt behajtási költségátalány képez a jogosult oldalán.

A fentiekben ismertetett számviteli elszámolásra tekintettel az érvényesíthető, ám nem érvényesített, pénzügyileg nem rendezett behajtási költségátalány összege a jogosult (hitelező) társasági adóalapját nem befolyásolja.

c)     lemondás a behajtási költségátalány összegéről

A Ptk. 6:155. § (2) bekezdése alapján a felek közti megállapodásban a behajtási költségátalány kizárása, vagy negyven eurónál alacsonyabb összegben történő meghatározása semmis, ez azonban nem jelenti azt, hogy a jogosult a költségátalány iránti igényéről a későbbiekben nem mondhat le, azt nem engedheti el, illetve a Ptk. 6:46. §-ában rögzített elszámolási sorrendet nem változtathatja meg (amelynek módosítása tartalmilag szintén azzal a következménnyel járhat, hogy a költségátalány összegét elengedi).

Ha a jogosult a szerződéskötést – és a teljesítési határidő beálltát – követően, de még a költségátalány összegének beérkezése előtt kifejezett nyilatkozattal lemond annak összegéről, a kötelezett a behajtási költségátalány összegét kivezeti a kötelezettségek közül, és annak összegét – ha ahhoz beszerzett eszköz nem kapcsolódik – az Szt. 86. § (3) bekezdés h) pontja alapján rendkívüli bevételként mutatja ki.

Tekintettel arra, hogy a jogosult csak a pénzügyileg rendezett behajtási költségátalányt tartja nyilván, a behajtási költségátalányról való lemondást nem kell könyvelnie (azaz az elengedéskor nem számol el rendkívüli ráfordítást). Ebből következően a jogosultnál nem merül fel a Tao. tv. 8. § (1) bekezdés h) pontja szerinti adóalap-módosító tétel alkalmazása a követelés elengedéséhez kapcsolódóan, hiszen a jogosult könyveiben ki nem mutatott követelés elengedéséhez kapcsolódóan a társasági adó nem rendel adóalap-korrekciós tételt.

Ha a jogosult a behajtási költségátalány iránti követelését nem érvényesíti (arról lemond, azt elengedi), annak nincs ajándékozási, illetve egyéb illetékvonzata.

d)     elszámolási sorrend

A Ptk. 6:46. § szerint „ha a pénztartozás teljesítéseként fizetett összeg az egész tartozás kiegyenlítésére nem elegendő, azt – ha a jogosult eltérően nem rendelkezett, és egyértelmű szándéka sem ismerhető fel – elsősorban a költségekre, majd a kamatokra és végül a főtartozásra kell elszámolni”. A Ptk. alkalmazásában a behajtási költségátalány ugyan sui generis jogcím, de természete szerint a költség fogalma alá sorolható, annak jogi sorsát osztja. A Ptk.-ban rögzített elszámolási sorrend megengedő szabály, attól a jogosult eltérhet, illetve az ő kifejezett eltérése hiányában is az ő felismerhető szándéka az, amely a sorrendiség szempontjából kiindulópontot jelent.

Amennyiben a jogosult Ptk. 6:46. §-ában rögzített diszpozitív elszámolási sorrendtől eltér, és a pénztartozást nem minden Ptk. szerinti jogcímen érvényesíti (pl. csak a főtartozás, illetve az ügyleti és a késedelmi kamat összegét kéri be a kötelezettől, a behajtási költségátalány összegét nem, és előbbi összegek beérkezése esetén tájékoztatja a kötelezettet, hogy további követelése vele szemben nincs), a kötelezett – az Szt. 86. § (3) bekezdés h) pontja alapján – a véglegesen nem érvényesített behajtási költségátalány összegét (ha ahhoz beszerzett eszköz nem kapcsolódik) rendkívüli bevételként mutatja ki.

Az elszámolási sorrend azonban attól önmagában nem függ, hogy a behajtási költségátalányt, illetve a kamatot a jogosult követelte-e a kötelezettől.

A jogosultnak, ha kifejezett nyilatkozattal ugyan nem mond le a behajtási költségátalány összegéről, a Ptk. 6:46. §-ban rögzített diszpozitivitással élve azonban úgy rendelkezik (illetve erre irányuló szándéka egyértelműen felismerhető), hogy a kötelezettől befolyó összeget a főkövetelésre számolja el, annak hiánytalan teljesítése esetén pedig jelzi, hogy további követelése az ügylettel összefüggésben nem áll fenn, a behajtási költségátalány érvényesítéséről való lemondást nem kell könyvelnie, mivel csupán a pénzügyileg rendezett költségátalányt tartja nyilván. Ennek alapján a Tao. tv. 8. § (1) bekezdés h) pontjában rögzített adóalap-korrekciós tétel alkalmazása nem merül fel ebben az esetben sem.